Los últimos libros que he leído acerca de intranets no aportan demasiado nuevo. Me parece curioso que en la era Internet 2.0 los libros sobre implantación de sistemas sean tan similares a lo que se escribía hace una década, sobre todo porque las empresas que desarrollan portales corporativos sí que están haciendo un producto de muchísima más calidad.

A mí nunca me han convencido las soluciones intranet empaquetadas por tres motivos:

1) Creo que nunca se ajustan al 100% a lo que las empresas necesitamos ni son escalables.
2) No son un gasto amortizable en tanto que el pago por uso es mensual.
3) Son demasiado caras, tanto para las grandes empresas como para las pymes.

3.1 El hecho de que las licencias impliquen un pago mensual por usuario las hacen inviables para empresas de 50 ó más empleados.

3.2 El hecho de que los productos de mayor calidad estén desarrollados en Estados Unidos, donde el salario de un programador es similar al de un piloto de aviones, elevan el coste del fee a cuotas que las pequeñas empresas no pueden asumir.

Si además tenemos en cuenta que en la actualidad los desarrolladores indios trabajan por cuatro duros (y en muchos casos mejor que los americanos) creo que vale la pena desarrollar una solución en php o asp que se ajuste a las necesidades de la empresa.

De todas maneras, también he de decir que no todas las empresas saben qué necesidades tienen hasta que no llevan un tiempo trabajando con un sistema. En esos casos sí que veo muy útil utilizar portales corporativos prediseñados, y he de decir que hay por ahí algunos muy bien hechos… Aquí van tres.

Weboffice

¿Una intranet en 60 segundos?  

En Estados Unidos está arrollando Weboffice, de Webex Software (un spin off de Cisco Systems). De hecho, les va tan bien que compraron por un pastón (45 millones de dólares) la empresa Intranets.com, más por la importancia del dominio que por la empresa en sí (las aplicaciones de Intranets.com no figuran en Weboffice, si bien la usabilidad de Weboffice ha mejorado sutilmente desde la compra de Intranets.com hace dos años). Aún así, el look de Weboffice es un poco caduco (¿alguien ve un parecido a Lotus Notes?).

En la actualidad dos millones de usuarios y más de 27.000 empresas están empleándol Weboffice (eso nos da una media de 74 licencias por empresa). Webex es el líder indiscutible del mercado de la teleconferencia, seguido por Webmeeting de Microsoft (por cada cuatro licencias de Webex hay una de Webmeeting). Aún con todo, Weboffice no incorpora un CRM, así que las empresas están dispuestas a pagar menos. Hoy en día, Weboffice tiene más usuarios pero gana menos dinero que otras aplicaciones puras de CRM como Salesforce. Aquí hay un artículo interesante al respecto.

Soluciones

Weboffice cuenta con todas las aplicaciones básicas cualquier paquete de este tipo debe tener supuestamente: un gestor de documentos (que como comento debajo, no vale para mucho si se tiene en cuenta la limitada capacidad de almacenamiento del sistema), un calendario de grupos, web meetings, una aplicación de email, un gestor de tareas, una base de datos de sitios web (muy útil ahora que todo el mundo tiene un blog), un foro de discusiones (wiki), un tablón de anuncios, una lista de contactos, un formulario de reporte de gastos para los empleados y una aplicación para hacer encuestas internas, todo ello compatible con Outlook y Palm. Ahora bien, como menciona arriba, se echa en falta un CRM, ERP, una buena herramienta de gestión de proyectos o de contabilidad.

Precios

Los precios de Webex son un poco engañosos: aunque la web indica que cinco licencias tendrían un coste de 60 dólares al mes (francamente barato, más aún si pagamos en euros), el precio tiene trampa: el tope de almacenamiento de información con esta tarifa es de 400 MB (menos de lo que pesa una película descargada del emule), así que todo atisbo de telecolaboración se va al garete. Aún así, la mayor parte de las aplicaciones están basadas en procesos P2P, así que los 400 MB son mucho más productivos en Weboffice que en una estructura cliente servidor.

Si por algo les he de felicitar es por el sitio web: es muy fácil de navegar, muy didáctico y tiene una sección de vídeos en la que los directivos de la empresa explican los beneficios de las utilidades del software, así como su manejo. Salesforce tiene uno idéntico.

Intranet Connections

Esta es mi solución favorita a día de hoy. Intranet Connections (IC) es una buena solución para crear portales corporativos en los que los distintos equipos de trabajo tienen distintas aplicaciones a su disposición. La empresa fabricante, SQBox solutions (afincada en Canadá) tiene muy buena reputación y los usuarios de IC están muy contentos. IC me gusta particularmente por servir mejor a efectos de venta.

Soluciones

Intranet Connections viene empaquetada con:

* Una aplicación para crear la home personalizada para cada empleado (no sólo el empleado puede decir qué quiere ver en la home, sino que el administrador puede forzar a distintos tipos de empleados a ver la información que la organización quieren que vean en su página principal).
* Una sección que indica las novedades en la propia intranet (nuevas secciones, aplicaciones, etc.)
* Un tablón de anuncios.
* Páginas dedicadas para cada departamento, solamente accesibles por los miembros de dicho departamento.
* Un directorio de empleados, uno de clientes y uno de proveedores,
* Calendarios de eventos y fechas límite.
* Una aplicación que permite crear formularios adhoc para cada proceso y departamento (es decir, si en Weboffice se ofrece un formulario para gastos de los empleados, aquí se ofrece la posibilidad de generar ese formulario – y muchos más – a gusto de la empresa.
* Un gestor de documentos.
* Listas de eventos en las que los empleados se pueden dar de alta para presentaciones, formaciones, cenas…
* Una aplicación de escritorio de ayuda.
* Un buzón de sugerencias.
* Un repositorio de manuales y tutoriales (knowledge base).
* Foros de discusión.
* Galerías de fotos.
* Una herramienta para crear encuestas internas.

Precio

Utilizar Intranet Connections conlleva un único pago de 4.000 euros.

Google Apps

No quiero dejar pasar la oportunidad de mencionar la suite de aplicaciones web office de Google, Google Apps. Se trata de una herramienta muy básica que cuenta con un sistema de correo (gmail), un Chat en tiempo real (Google talk), un calendario para grupos (Google calendar), un repositorio de documentos (Google docs), una página de inicio para todos los usuarios donde se puede incorporar un tablón de anuncios (Google start page) y una aplicación para crear páginas personales (Google page creador).

El gran inconveniente de esta aplicación es que la información no está en un servidor propio sino en el de Google. Las ventajas son sin duda la ausencia de un software que se haya de instalar (toda la información es accesible a través del navegador) y el precio: todas las herramientas de google apps se pueden utilizar de manera gratuita por separado. Ahora bien, el precio de convertirlas en una solución única e integrada y tener 24 horas de soporte técnico siete días a la semana es de 50 dólares anuales.