Así pues, el vendedor de una compañía que comercializa los productos manufacturados en la tuya puede introducir su login y contraseña en tu Intranet para acceder a una serie de contenidos creados exclusivamente para él. Se trata, por lo tanto, no tanto de abrir una puerta a tu Intranet para esos públicos adyacentes, sino abrir la puerta para una sala de tu Intranet especialmente diseñada para satisfacer las necesidades de esos públicos. Éstos son los pasos para hacerlo:

a. Identifica a esos públicos: La forma más sencilla de hacerlo es identificar quiénes son tus compañeros de viaje durante las fases de preproducción (por ejemplo proveedores, consultores...), producción (auditores, técnicos de mantenimiento...) y postproducción (distribución, vendedores...).

b. Identifica subgrupos. Lo cual supone identificar empresas (es decir, ¿qué empresas son subministradoras, qué empresas son distribuidoras, etc.) y también identificar públicos dentro de esas empresas. Esto es, dentro de la empresa X que vende tus productos puede haber (a) vendedores que necesiten información técnica referida a tus mercancías, (b) administrativos que necesiten saber cuál es la situación de pagos e impagos en ambas direcciones y (c) responsables de logística que quieran saber en qué situación se hayan los envíos de producto y las existencias de fábrica.

c. Valora cuáles de esos grupos merecen una “puerta” a tu Intranet. Sólo aquellos grupos cuyo acceso a tu Intranet vaya a repercutir en la mejora de las relaciones bilaterales y, sobre todo, en un aumento del volumen de negocio deberán tener acceso a tu Intranet. Recuerda que crear una “sala” para esos públicos en tu Intranet requiere de una inversión considerable en programación, confección de la estrategia, etc. Por lo tanto, da prioridad a cada “sala” según el beneficio que te aporte cada público. Si atender las necesidades de los vendedores va a suponer un incremento de ventas a corto plazo, comienza diseñando una sala para ellos en tu Intranet y deja el resto de “salas” para después.

Una vez identificados los grupos y subgrupos que formarán el público de tu extranet comienza un proceso a pequeña escala de creación de una Intranet: habrá que identificar sus necesidades y deseos, y convertirlos en aplicaciones prácticas, desarrollarlas, estarlas e implantarlas progresivamente con sus pertinentes dosis de promoción y publicidad. Finalmente, habrá que contrastar la efectividad de cada aplicación para adoptar una política de mejora continua.